相信大家對於日本職場文化都會略知一二,除了要分上下尊卑、論資排輩,開會時亦有不少規則。初來日本時,我總會被種種場面嚇倒。要入職日本公司,先來學會 5個日本開會潛規矩 ,以免做出失禮的舉動,受人白眼。

文章授權轉載:惠依子・日本Office Ladyの日常 | 圖片來源:新傳媒資料室、《不幹了! 我開除了黑心公司》預告片截圖、《何者》預告片截圖、網絡圖片

01 | 會議出席人數眾多 但大部分不發一言

於日本開會經常可看到參加者的人數很多。除了發言討論做決策的人物外,有不少參加者只是為了掌握狀況而出席。日本的會議與海外不同,很多都是以報告為目的的會議,討論並不是主要目的。要作決策的話,有關人士會事先溝通好,再於會議中告知大家。即使有討論,都是由在上者發言多,部下只會於被上司問到的時候回答上司問題,其餘的時間都是在靜靜地抄低重點。

日本開會

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曾有位新鮮人加入我的部門,他實際的工作已經很多,我原本打算自己出席會議,作決策後再給新人工作指示。但由於上司要求所有情報都要分享,弄得他一天中有半日都要去開會,實際要動手的時間減少了,自然要加班工作,看得我多不忍心。

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02 | 交換卡片要花時 入座分先後

於日本最怕是跟未見過面的人開會,因為起初必定要做交換卡片這個基本動作。日本人與初次見面的人並不會握手,雙方會論資排輩邊鞠躬邊作自我介紹及交換卡片。往往都可以看到一條長隊在等候。人多的時候可用上 10分鐘以上的時間。而已經交換過卡片的人亦要表示尊重,一直站著等候。

日本開會
圖片來源:4Meee

大家可不要像我初來日本上班時一樣,客人或上司未坐下便先行坐下,這是一件非常失禮的事!坐下後,要將收到的卡片按對方座位次序放好於桌面,因為日本文化中卡片代表對方,要小心對待,真是記憶力差一點也會給考起。

日本開會

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03 | 會議中不下定論 拒絕亦要婉轉

文章中有提及過大家不太會於會議中作決定。尤其是對外的會議,他們會覺得即場否定對方的提議太直接亦很失禮。因此提議完畢後,總會說「我先帶回去檢討」,結論則會以電郵禮貌地、婉轉地告知對方。所以有人說日語中「檢討」等於拒絕,其實這是日本人不想傷害到對方自尊的一個婉轉表現。

日本開會

04 | 開會時間短等於失禮

開會講效率是很重要的事。但於日本,難得邀請對方來開會,要對方為自己安排時間,但因為會議內容太簡潔,提早完結會議又是失禮的表現。曾經跟上司一起開一個原定一小時的會議,但需要討論的內容 30分鐘內完結了。上司便開始跟對方閒談消磨時間,最後終於等到 45分鐘離開。還要跟對方說提早完結不好意思。這個文化對外國人來說應該很難理解吧!

日本開會

就算正事已經說完,剩下的時間就是談笑風生也不能過早完結。

05 | 日本獨有!送客排場比酒店貼心

別以為開完會便完結,無論自己是客人或是銷售一方,均要送對方到大堂等電梯。年資小的要幫忙按電梯按鈕及按著電梯門,真是比酒店還要貼心。對方進電梯後,雙方要鞠躬感謝對方直至電梯門關上為止。初初到日本公司面試的時候,明明自己來面試,對方是高職位的面試官,竟然向自己鞠躬給嚇了一跳。還記得自己當時說認得路,叫上司不用送我出大堂,但對方卻堅持說這是日本文化。

送客時要等到完全看不到對方之後才離開,是日本人的習俗。圖片來源:Japan Tour

日本的會議文化的確有很多令人費解的規矩。我並不是要比較日本和香港哪個做法較有效率。因為我相信以日本人獨特的婉轉文化及害羞的性格,要用香港那一套明言自己的意見是很有難度,甚至行不通。但作為於日本工作的外國人,明白這些行為背後的原因,總比盲目跟從去做好得多。